Projektmanagement mit SharePoint

Das Thema SharePoint als Weblösung wird in vielen größeren Firmen vorangetrieben. Warum ich persönlich SharePoint als projektunterstützende Lösung bis jetzt befürworte, möchte ich an ein paar Funktionsbeispielen erklären.

Was ist SharePoint eigentlich?

Für manche Manager oder Vertriebler ist es eine SharePoint Lösung gleich einer „eierlegende Wollmichsau“. Es soll die Collaboration (Zusammenarbeit) und zudem als neue (DMS) Dokumenten Management Solution die Arbeit erleichtern.

SharePoint ist aber nichts Anderes als eine seit 2001 etablierende Webanwendung. Im Grunde basieren alle Webanwendungen und Dienste auf Listen und Bibliotheken. Im Basis gibt es Bibliotheken zur Verwaltung von Dokumenten, Kalender, Aufgaben, ToDo’s, Multimedia Ausgaben usw.

Die Schnittstellen

In meinem Beispiel konzentriere ich mich aber auf drei grundlegende Aspekte bei einem Projektmanagement:

• Dokumentenverwaltung
• Zeitmanagement
• Aufgabenmanagement

Dokumentenmanagement

Hier kann der Projektleiter die Verzeichnisstruktur vorgeben. Je nach Erfahrungswerten oder etablierte „Best Practise“ Vorgänge, können mit SharePoint Templates erstellt werden. So würden bei einer neu angelegten Projektseite immer die gleichen bekannten Arbeitsmittel den Teammitgliedern zur Verfügung stehen. Somit ein Grundgerüst von Dokumenten, um erste Prozesse anzustoßen.
Weiterhin können Dokumente mit Metatags verschlagwortet werden, um so bessere Klassifizierungen zu ermöglichen. Je nach Konfiguration der SharePoint Infrastruktur kann dann global über verschiedene Projekte hinweg nach bestimmten Kriterien oder Inhalten gesucht werden. Als Beispiel aus der Praxis ist die Suche nach Gemeinsamkeiten bei Lastenheften mit verschiedenen Dienstleistern. In der gezeigten Abbildung baue ich in der Regel meine Verzeichnisstruktur wie folgt auf:

Diese Struktur ist nicht in Stein gemeißelt, aber Hilft für die ersten Schritte in einem neuen Projekt mit neuen Teamkollegen.

Damit nicht immer über die Webseite auf diese Dokumente zugegriffen werden muss, kann unter der Bibliothekseinstellung des Webparts, diese auch über eine WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning) Schnittstelle mit dem Explorer angesprochen werden. In dem Fall verlinke ich bei meinem Windows 10 an die Start Kacheln diese Bibliothek. Nun kann ich auch mit den lokal installierten Programmen die abgelegten Dateien bearbeiten.

Falls jedoch nicht jedes Team immer mit einer SharePoint Projektseite verbunden sein kann (auf Deutsch „Offline ist“), bietet sich eine lokale Synchronisation mit dem OneDrive Client an.

Somit sind auch Arbeiten außerhalb einer On Premise (lokale) Lösung bzw. bei Reisen im Zug oder Flugzeug möglich. Nach erfolgreicher Verbindung werden, wie bei allen anderen Synchronisationsdiensten (Dropbox, …), ein Abgleich aller Dokumente durchgeführt.

 

Zeit Management

Der nächste Grundlegende Punkt ist das Zeitmanagement. Die Planung ist meiner Meinung nach eines der elementarsten Faktoren für ein erfolgreiches Controlling. In diesem Beispiel sind einige Termine für Sprint Reviews hinterlegt worden. Jedes Teammitglied hat somit einen Überblick über die fälligen Meilensteine Aktionen speziell für das Projekt.

Zentral im eigenen Outlook Client erscheinen die verschiedenen Kalender als Internetkalender. In diesem Fall werden die Kalender überlappend dargestellt, um Überschneidungen besser sichtbar zu machen. Wenn einer oder mehrere Teammitglieder auch in anderen SharePoint Projekten involviert sind, haben Sie somit eine klare Abgrenzung der vorhandenen Termine.

Aufgaben & ToDo Management

Als letzter hier aufgelisteten Punkt ist das Handling mit Aufgaben und ToDo’s. SharePoint bietet mit seiner Aufgabenbibliothek ein Grundgerüst für die Planung von Prozessabläufen. In dem abgebildeten Beispiel werden Task in einem GANTT Diagramm visualisiert.

Über WebDAV angebunden, werden die Aufgaben (Tasks) mit dem lokalen Outlook synchronisiert. Somit sind die Einträge auch im offline Modus für das Teammitglied verfügbar. Jegliche Änderungen werden nach erfolgreicher Verbindung mit der SharePoint Projektseite selbstständig synchronisiert.

 

Alternativ zur Verwaltung der Tasks kann man mit MS Projekt auch direkt Aufgaben verwalten und so einen Projektablauf erarbeiten und den Team Mitgliedern vorgeben.

Hierbei ist zu beachten, dass nur die Professional Version von MS Projekt über WebDAV auf eine SharePoint Aufgaben Bibliothek zugreifen kann. Beim ersten Zugriff wird neben der bestehende Library ein MS Projekt Dokument (.MPP) generiert.

Features wie Kapazitätsplanungen oder PSP sind über die WebDAV Schnittstelle nicht synchronisierbar. Jedoch wird bei der Anbindung eine lokale Datei erstellt, und in dieser kann ein Projektleiter seine Ressourcenplanungen steuern.

Fazit

SharePoint ist nicht die „eierlegende Wollmilchsau“, welches das Projektmanagement grundlegend verändert. Jedoch besteht das Potential, jedem Projektmitglied mit Arbeitsmitteln und Inhalten an die Hand geführt zu werden. Nicht jedes Mitglied ist mit der Handhabung von MS Projekt oder anderen Tools vertraut. Wer auf eine SharePoint Infrastruktur zurückgreifen kann, sollte die schlummernde Mehrwerte nicht außer Acht lassen.
Mich würde es interessieren, wie andere ihre Erfahrungen mit SharePoint und Projektmanagement gemacht haben.